Excel’de isim nedir? Hepinizin bildiği gibi Excel’de her bir hücrenin bir adresi vardır. Hücrenin bulunduğu sütun ve satırın numarasından oluşan bu adres formül yazarken hücre içeriğinin formül içinde kullanılmasına yarar. Ancak her zaman hücre adresi açıklayıcı değildir. Formüllerde hücre adı yerine daha anlaşılır isimler kullanmak çok daha avantajlı olmaz mıydı? Tabii ki evet. Excel geliştiricileri de aynı fikirde olmalı ki bize bu işlevi sunmuşlar.

Aralıklarına İsim Verme Yöntemleri

Peki hücre adresini anlamlı isimler ile nasıl değiştirebiliriz? İlk yöntem ad kutusunu kullanmaktır. Ad kutusu nerede derseniz, Excel’de formülleri girdiğimiz yerin sağ tarafında hücre adresinin gösterildiği bir alan vardır. İşte burası Ad Kutusu olarak geçmektedir. Yapmanız gereken istediğiniz aralığı veya hücreyi seçerek bu kutuya bir isim yazmak. Aşağıdaki resimde ad kutusunun nerede olduğunu gösterdim.

Ad Tanımlama Kutusu

İsim tanımlamak için kullanılacak diğer yöntem ise “Ad Yöneticisi”dir. Ad yöneticisi “Formüller” sekmesinde yer alır. Yine isim vermek istediğimiz alanı veya hücreyi seçerek veya seçmeden bu düğmeye bastığımızda ad oluşturma formu gösterilir. Ek olarak ad yöneticisi daha önce oluşturduğunuz tüm isimleri ve hangi aralığa bağlantılı olduğunu gösterir.

Ad Yöneticisi

Ad yöneticisine tıkladığınızda önce kitapta tanımlı tüm isimleri görüp gerekli durumlarda değiştirebileceğiniz aşağıdaki resimde gösterilmiş olan ad yöneticisi penceresi görüntülenir.

 
Ad Yöneticisi Penceresi

Bu pencerede oluşturduğunuz tüm adları, ad hücreye verildi ise hücre değeri, eğer aralığa verildi ise değerler dizinini, hangi hücre veya alana referans verdiğini gibi bilgileri görebilirsiniz. Listedeki ismi seçtiğinizde alt tarafta başvuru kısmında referans edilen hücre veya aralık adresi gösterilir. Bu alana tıkladığınızda hangi hücre veya referansa tıkladığınız sayfa üzerinde kesik kalın çizgilerle gösterilir. Bu alanın yan tarafındaki yukarı ok tuşuna bastığınızda bu pencere küçülerek seçili hücreyi veya aralığı yeniden seçmenize izin verilir.

İsim Yöneticisi İle Referans Aralığı Değiştirme

Ad Yöneticisi Ekranında Yeni diyerek görüntülenecek “Yeni Ad” penceresinde ad tanımlama işlemini yapabiliriz. Burada dikkat etmeniz gereken kısım “Kapsam” alanında “Çalışma Kitabı” seçili ise girdiğiniz isme sahip alanı çalışma kitabındaki tüm sayfalarda yazacağınız herhangi bir formül içinde kullanabilirsiniz. Örnek olarak ismi 1. sayfada tanımladınız, formülü ise 2. sayfada yazdınız. İsim tüm çalışma kitabında geçerli olduğundan 2. sayfadaki formül 1. sayfadaki referans hücreye giderek değeri alır ve sonucu verir. Ancak bu açılan kutuyu tıklayarak kitapta yer alan herhangi bir sayfa seçilir ise o isim sadece o sayfada kullanılabilir. Diğer sayfalarda bu isim kullanılamaz. Yani örnekte anlattığım formül #AD hatası verir. Başvuru yeri ise isim vermek istediğiniz aralığın adresini içerir. İşin güzel tarafı bu kısma formül girebiliyor olmamız. Tabii bu sonraki derslerin konusu. Şimdilik isim yöneticisine yoğunlaşalım.

İsimlerin Formül İçinde Kullanılması

Bazı durumlarda birbirinden bağımsız olan alanlara tek bir isim vermek isteyebilirsiniz. Bu durumda önce ilk alanı seçip ardından CTRL tuşuna basarak seçime eklemek istediğiniz diğer alanı seçin ve isim verme işlemi uygulayın.

İsim tanımlamak için kullanılacak bir diğer yöntem ise seçimden isim oluşturmaktır. Bunun için yapmamız gereken önce isim vermek istediğimiz aralığı seçmek ve Formüller sekmesindeki “Seçimden Oluştur” seçeneğini kullanmak. Bu düğme gözünüzden ilk anda kaçabilir kendisi “Ad Yöneticisi” düğmesinin hemen sağında en altta yer almakta.

Seçimden İsim oluşturma

Eğer seçtiğiniz aralıkta bir başlık tanımladı iseniz ve bu başlığı alan adı olarak kullanılmasını istiyorsanız başlık hücresinin konumunu gelen pencerede seçerek isim olarak kullanılmasını sağlayabilirsiniz.

Formüllerde İsim Kullanılması

Hücre için isim tanımladık. Peki bu ismi nasıl kullanacağız. Aşağıdaki gibi bir tablomuz olduğunu varsayalım.

Ürün AdıBirim FiyatıSatış AdediToplam
M10 Cıvata0,11000

Toplam Satış Gelirini bulmak için kullanacağımız formül normalde “B2*C2” formülü ile hesaplanır ancak gördüğünüz gibi özellikle büyük tablolarda B ve C sütunlarında hangi verinin bulunduğunu anlamak için tablo başlıklarına bakmak gibi zaman kaybına yol açan ek bir eyleme ihtiyaç duyarsınız. Hatta çok fazla sütun içeren tablolarda, uzun ve karmaşık formüllerin kullanılması gereken durumlarda bu her zaman mümkün olmadığı gibi formülün ne işlev yaptığını çözmek uzun, uğraştırıcı, gereksiz bir görev haline gelir.

Ancak B2 hücresine tıklayıp ardından buna yukarıdaki yöntemlerden biri ile “SatışAdedi”, C2 hücresini tıklayarak “BirimFiyat” adını verdiğimizi varsayalım. Artık D2 hücresine formülümüzü “=SatışAdedi*BirimFiyat” olarak girebiliriz. Formül girerken “F3” tuşuna basarsanız seçebileceğiniz isimleri gösteren bir liste kutusu gösterilir. Buradan istediğiniz ismi seçebilirsiniz. Ya da formül yazarken Excel akıllı tamamlama özelliği ile tuşlara basmaya başladığınız anda bastığınız harflerin olduğu formülleri ve isimleri içeren bir liste kutucuğu gösterir, buradan istediğiniz ismin üzerine ok tuşları ile gelip “TAB” tuşuna basarsanız o isim formül içine aktarılır.

Yukarıdaki gibi birim fiyat ve toplam satış bilgilerinin yer aldığı bir tabloda toplam geliri isim kullanarak bulmak istersek D2 hücresine:

=Birim_Fiyat*Toplam_Satış

formülünü yazıp hücrenin kenarındaki kutucuk ile formülü aşağıya doğru uzattığımızda her bir satır için toplam satış adedi ve birim fiyatı çarpılarak ilgili hücreye yazılır. Aşağıda örneğini görebilirsiniz.

Eğer formüllerin düzgün çalışmasını istiyorsanız formülde kullanılan her bir ismin eşit aralıkları göstermesine dikkat edin.

Burada dikkatinizi çekmek istediği bir konu daha var. Tabloya veri eklediğimizde isim kendini güncellemez. Yani isimin gösterdiği aralık yeni eklenen değerleri içermez. Bu da daha sonra formülün alt satırlara çoğaltılması esnasında sorun oluşturur. Peki biz nasıl sürekli kendini güncelleyebilen bir isim tanımlayabiliriz? Bunun birden fazla yöntemi var, bu yazımda değişken aralıkların nasıl yapıldığını bulabilirsiniz, ancak burada yapmak istediğim kayan bir aralık tanımlamak. Bunun için de isim tanımlarken hücre sabitlemeye yarayan “$” simgesini iptal etmek gerekiyor.

Nasıl yaparız? Yukarıdaki tabloyu siz de Excel’de oluşturun. B2 hücresine gelin. Ve Ad Yöneticisini açarak isim “Birim_Fiyatı” yazın, başvuru kısmındaki …$B$2 yazan kısmı $B2 olarak değiştirin. Ad yöneticisini kapatmadan yeni bir isim oluşturun ad olarak “Toplam_Satış” yazın, başvuru kısmındaki …$B$2 başvurusunu $C2 olarak değiştirin. Ve toplam satış kısmına =Birim_Fiyatı*Toplam_Satış formülünü yazın. Aşağıdaki örnekte ben formülü zaten yazmış ve tüm satırlara çoğaltmıştım. İsimleri tamamladığımda değerlerin nasıl değiştiğine dikkat edin.

Kayan İsim Kullanma

Peki bu nasıl oluyor? “$” işareti bir tür çapa işlevi görür. Her hücre adresinde bir tane sütun bir tane de satır adresi olduğunu söylemiştim. Bunların başına konulacak “$” işaret başında bulunduğu öğeyi sabitler. Yani sayfanın hangi hücresine giderseniz gidin bu adres sabit olduğundan gösterdiği hücre hep aynı olur. Bu çapa işaretini silerseniz adres, etkin olan hücrenin konumuna göre kayacaktır. Bizim burada yaptığımız kısaca satırın çapasını kaldırmak oldu. Sütundaki çapayı ise silmedim. Bu durumda sayfada hangi sütün ve hangi satıra bu ismi kullanan bir formül yazarsam, ismin gösterdiği adres sütunu değişmeyen ancak satırı formülün yazıldığı hücrenin satırı olacak şekilde değişen bir yapıya bürünecektir.

Örnek olarak formülü D4 hücresine yazarsam adresin $B kısmı sabit kalacak ancak satır kısmı D4 hücresinin bilgisinden alınarak $B4 olarak isim kendini güncelleyecektir. Eğer D4 hücresini etkinleştirir ve Ad Yöneticisine girip Başvuru Yeri yazısının en sağındaki yukarı oka basarsanız sayfada ismin gösterdiği hücreyi kesik çizgilerle çizilmiş şekilde gösterildiğini görürsünüz.

Ad yöneticisi vasıtası ile isim oluştururken dikkat etmeniz gereken belki de en önemli husus, ki Excel’in insanı delirten bir özelliğidir, “Başvuru Yeri” kutusunda yön tuşlarını kesinlikle kullanmamaktır. Excel etkin olan hücreden bastığınız ok yönünde kayarak yeni bir hücre etkinleştirir ve başvuru yerinde imleçin bulunduğu yere önce “+” karakterini sonrasında yeni etkinleşen hücre adresini yazarak tüm girdiğiniz referansın kaybolmasına sebep olur.

İsim oluştururken dikkat etmeniz gereken başlıca kural ismin başında rakam bulunamaz, 31 karakterden fazla olamaz, içinde boşluk bulunduramaz ve \ / ? * karakterlerini barındıramaz. Bunlar haricinde bazı özel isimler Excel kullanımına ayrıldığından girmeniz durumunda hata alabilirsiniz.

Dersimizin sonuna geldik. Umarım faydalı olmuştur. Sorularınız için lütfen irtibata geçin.

Etiketler: , ,

Leave a Reply