Veri Doğrulama

Bugün biraz farklı ve Excel’de sıklıkla kullanılan ancak esnekliği ve gücü tam olarak bilinmeyen bir işleve biraz değinmek istiyorum. Veri Doğrulama nedir, nasıl çalışır, neler yapabilir. Çok kısa bir şekilde hazırladığımız bir formda kullanıcının hatalı veri girişini engellemek adına kullanılan işlevdir Veri Doğrulama işlevi. Bu yazı biraz eğlenceli bir yazı olacak çünkü çok güzel uygulamalar da ardından gelecek. Az sabır lütfen.

Önce bir bakalım nerede bu Veri Doğrulama. Kendileri “Veri” sekmesinde “Veri Araçları” kısmında yer alan güzel bir simge. Excel’de çok farklı amaçlarla kullanıcının veri girişini kolaylaştıran hatta onu yönlendiren tablolar hazırlamamızı sağlıyor bu işlev. Nedir, kısaca bir hücreye yada aralığa girilecek veri türünü belirli kıstaslara göre kısıtlamaya yarayan ve kullanıcının farklı veriler girerek hataya yol açmasını engelleyen bir işlevdir kendileri. Ek olarak hücre içinde açılan bir listeden veri seçmenize olanak sağlayabiliyor. Bu işlev hakkında ayrıntılı uygulamalar da yapacağım. Ancak ilk olarak işleve biraz aşina olalım. Aşağıdaki resimde ilgili komutun Excel’de nerede olduğunu gösterdim.

Nasıl çalışıyor, ne işe yarıyor? Seçtiğiniz hücre veya aralığa kullanıcının gireceği verileri belli şartlara göre sınırlandırmak için kullanılıyor. Bunun için de bu simgeye basmadan önce ilgili hücre veya aralığı seçmiş olmamız gerekiyor. Simgeye bastığımızda ise yeni bir pencere görüntüleniyor. Bu pencereye bir bakalım sonra da işlevlerine değinelim:

Bu pencere gördüğünüz gibi 3 sekmeye ayrılmış durumda ancak işlev için önemli olan ilk sekme. O yüzden bu sekmeden başlayalım. Bu ekranda gördüğünü “İzin Verilen” açılır penceresinde Excel bizlere bir kaç seçenek sunuyor. Bunlar Tam Sayı, Ondalıklı Sayı, Liste, Tarih, Saat, Metin Uzunluğu ve Özel seçenekleridir. Bunlardan Liste ve Özel hariç diğerleri seçildiğinde penceredeki Veri kısmında yeni seçenekler listelenir ve en az ve en fazla değerlerin girilebileceği iki ek metin kutusu görüntülenir.

Bunlardan Tüm Sayı seçerseniz ilgili hücreye sadece tam sayı girilmesine izin verilir. Ondalık seçtiğiniz zaman da gerçek sayılar girilmesi mümkün olur. Metin uzunluğu ise metin girilmesi gereken hücreler için metin karakter sayısını sınırlamak için kullanılır.

Burada dikkat çeken seçenekler Özel ve Liste seçenekleridir çünkü diğer seçeneklerin aksine formül girilmesine olanak sağlar. Bu kısma daha sonra değineceğim.

Bu seçeneklerden birini seçtiğinizde alt tarafta yer alan “Veri” açılır listesi de aktif olacaktır. Yine bu listede ek bazı seçenekler bulunmakta. Bu seçenekler ile veri girişini daha da daraltmanız mümkün. Burada”Arasında” seçeneğini seçtiğinizde aşağıdaki 2 metin kutusuna girdiğiniz değerler dışında veri girişine izin verilmez. Örnek olarak Tüm Sayı ve Arasında seçeneklerini seçip minimum ve en az ve en çok kutularına sırası ile 0 ve 100 girerseniz bu iki değer arasında kalan rakamlar hariç başka bir değer girilmesine izin verilmez. Metin Uzunluğu seçeneğini seçti iseniz ise buraya hücreye girilecek değer buraya girilen rakamlar kadar karakter içermelidir, daha az veya daha fazla karakter içeriyor ise hata oluşur. Ek olarak  büyük, küçük eşit gibi şartlar için sadece tek bir metin kutusu görüntülenir. Diğer seçenekleri açıklama gereği hissetmiyorum zaten yeterince açıklar. Bu kutulara değer girmek yerine değerlerin yer aldığı bir hücre adresi de girebilirsiniz.

Gelelim Liste ve Özel seçeneklerine. Liste seçtiğinizde aşağıda “Kaynak” adlı tek bir metin kutusu görüntülenecektir. Buraya isterseniz el ile bir liste yazabilirsiniz. Her bir eleman arasına ; koyarak birden fazla liste elemanı tanımlayabilirsiniz. Örnek olarak buraya Ahmet; Mehmet; Hasan; Sabri (aralarda noktalı virgül olacak ve tırnak içinde olmayacak) gibi isimler yazarsanız hücre yanında aşağı ok işareti gösterilecek ve bu oka tıkladığınızda girmiş olduğunuz elemanları içeren bir liste gösterilecektir. Bu listeden eleman seçerek hücreye veri girişi yapılacaktır. Hücreye direk klavyeden veri girişi de yapabilirsiniz ancak girdiğiniz veri listedeki veri ile birebir uyuşmuyor ise veri girişine izin verilmeyecektir. Burada büyük/küçük harf ayrımı da söz konusudur. Yani büyük küçük harflere dikkat etmeden elle yapılan girişlerde hata oluşur. Aşağıdaki resimlerde liste veri girişi ve bu işlem sonucu hücrenin yapısını gösterdim.

Kaynak kısmına çalışma kitabındaki herhangi bir aralığı da girebilirsiniz, bunun için Kaynak kısmının yanında yer alan simgeye tıklamak ve sonrasında listenin yer aldığı aralığı seçmek olacaktır. Liste olarak başka bir çalışma sayfasında yer alan listeleri de seçmenize izin veriliyor. Bu sayede listeden seçme işlemlerinin çok olduğu bir formda listeleri ayrı bir sayfaya koyabilir, bu sayfayı gizleyebilir ve daha kolay güncellenebilen ancak temiz formlar hazırlayabilirsiniz. Aşağıda size bu işlemin nasıl yapıldığını bir video ile gösterdim.

Peki burada daha önce tanımladığımız isimleri girebilir miyiz? Evet. Yapmamız gereken Liste seçeneğini seçtikten sonra Veri alanına tıklamak ve hemen ardından F3 tuşuna basmak. Tanımlanmış isimlerin olduğu isim listesi görüntülenir ve buradan daha önce bu sayfada göstermiş olduğum otomatik genişleyen isimler de seçilebilir. Bu sayede sürekli güncellenmesi gereken bir liste için yeniden isim tanımlamanıza gerek olmadığından formunuzu güncel tutmak çok daha kolay ve hatasız hale gelir.

Son seçenek olan Özel kısmında ise formül girişi ile veri kontrolü yapılabilir. Bu konuyu örneklerle anlatmak daha iyi olacak. Bu konu hakkında kısa zaman içinde çok güzel örneklerin yer aldığı bir yazı hazırlamayı düşünüyorum. O yazıda çok ayrıntılı olarak bu konuya değineceğim.

Veri doğrulama penceresinde yer alan diğer sekmelere de hızlıca bir göz atalım. Bu sekmelerden ilki olan Giriş İletisi hücreye tıkladığınızda kullanıcının girmesi gereken veri ile ilgili açıklama görüntülemek için kullanılır. Başlık kısmına kısa bir tanım, Giriş Metni kısmına ise ayrıntılı olarak ne tür bir veri girilmesi gerektiğini yazabilirsiniz. Kullanıcı ilgili hücreye tıkladığında açıklamaya benzer bir pencere içinde, başlık kısmına girdiğiniz metin kalın harflerle, diğer metin hemen altında normal harflerle gösterilir. Bu sayede kullanıcıyı yönlendirebilirsiniz. Aşağıdaki videoda yapılışını ve sonrasında ilgili hücrede gösterilen mesajı gösterdim.

Hata İletisi sekmesinde ise kullanıcının hatalı bir veri girmesi durumunda ne tür bir davranış sergileneceği ayarlanabilir. Burada üst tarafta “atlı giriş yapıldığında uyarı ver” tik kutusu varsayılan olarak işaretli gelir. Eğer bu tiki kaldırırsanız alt tarafta yer alan her şey pasif durma geçer, veri girişine izin vermez, ve hatalı giriş durumunda Excel herhangi bir işlem yapmaz. Ancak bu özelliği seçerseniz Tür kısmında 3 farklı yöntem seçmenize izin verilir.  “Dur” seçeneğinde hatalı veri girişi durumunda Excel kullanıcıyı uyarır ve kullanıcının hatalı girilen değeri düzeltmesi istenir ya da hatalı değer silinir. Eğer “Uyarı” seçilir ise Excel kullanıcıyı uyaran bir mesaj görüntüler ancak kullanıcı isterse hatalı girilen değeri korumayı tercih edebilir. “Bilgi” seçilir ise sadece bilgi amaçlı bir metin görüntülenir ve kullanıcı “Tamam” diyerek hatalı değerin kullanılmasını sağlayabilir. Bu tamamen girilen verinin hangi seviyede korunmasını istediğiniz ile alakalıdır. Ancak özellikle karmaşık formüllerde hata oluşmasını engellemek ya da belirli bir listeden veri seçilmesini zorunlu kılmak istiyorsanız “Dur” seçeneğini kullanmanız gerekmektedir. Zaten Excel’de varsayılan olarak bu seçeneği kullanır. Bu sekmedeki başlık ve hata iletisi kutularına girdiğiniz metin ise gösterilen hata mesaji iletisi penceresinde gösterilen standart başlık ve bilgi metinin değiştirmek için kullanılır. Aşağıdaki videoda tüm bu özelliklerin nasıl çalıştığını gösterdim.

Veri doğrulama ile ilgili bu yazımın sonuna geldim. Her zaman olduğu gibi önerileriniz ve istekleriniz için benimle irtibata geçebilirsiniz.