1. Koşullu Biçimlendirme Nedir

Bu yazımda en sık kullanılan özelliklerden biri olan Koşullu Biçimlendirme özeliğine bir giriş yapmak istiyorum. Excel’de bir çalışma sayfasında yer alan ve bizim için anlam ifade eden oldukça fazla sayıda veriyi tutabiliyor, çok güzel. Ancak o kadar veri yığını içinde bizim için gerçekten önem arz eden verileri görmek istersek ne yapabiliriz? Veri filtreleme bir seçenek tabii. Ancak veri tablomuza ilk baktığımızda bizim için diğer verilerle kıyaslandığında daha fazla önem arz eden değerleri gözümüze sokacak bir yöntem olsa diye düşünüyorsanız işte Koşullu Biçimlendirme tam da bu işe yarıyor.

Temelde bu işlev, adından da anlaşılabileceği üzere, hücre içindeki verinin değerine göre ve tabii sizin belirlediğiniz kurallar dahilinde, diğer verilerden ayrışmasını sağlayabilmek amacı ile yazı tipi, rengi, arka plan rengi gibi biçimlendirme özelliklerini otomatik olarak değiştiren bir işlev.

Şimdi hemen başlayalım. Tabii öncelikle bilmeyenler için bu arkadaşın simgesini ve nerede olduğunu bir gösterelim, kendileri Ana sekmede Biçim grubunda yer almaktadır. Aşağıdaki resimde tam olarak konumunu görebilirsiniz.

Koşullu biçimlendirme Simgesi

Şimdi gelelim bu arkadaşın faydalarına. Baktığımızda bu işlev bir Eğer …. ise …. mantığı ile çalışıyor. Yani hücre içeriği belli kıstaslara göre belirli bir değere sahip ise o hücrenin biçimlendirmesi seçilen seçeneğe göre veya dilediğiniz biçime göre değiştiriliyor. Burada biçimlendirme olarak kastettiğim de geniş bir aralık. Hücrenin arka plan rengi, kenarlıkları, yazı tipleri gibi biçimlendirme unsurlarını değiştirebileceğiniz gibi hücre içinde simgeler gösterilmesini de sağlayabilirsiniz. Yani elinizdeki tabloya ilk baktığınızda sizin için önemli olan ya da diğer verilerden daha özel olan değerleri ilk bakışta daha rahat görmenizi sağlar. Hatta isterseniz hata kontrolü için de kullanabilirsiniz, örnek olarak farklı hücrelerdeki değerleri çarparak bir ara toplam alan formülde, değer döndürmeyen hücreleri hızlıca görmenizi sağlayacak bir biçimlendirme kullanabilirsiniz.

2. Koşullu Biçimlendirme Seçenekleri
a. Hücre Vurgulama Kuralları

Koşullu biçimlendirme Excel’in oldukça güzel bir özelliği. İlgili simgeye tıkladığınızda Excel size seçmeniz için oldukça geniş aralıkta hazır şablonlar sunuyor ve tabii ki sizi yalnız bunlarla yetinmek zorunda da bırakmıyor. Kendi formüllerinizi yazarak oldukça istediğiniz hücrenin içerdiği veriye dayanarak istediğiniz aralıktaki hücrelerin tüm biçimlendirme özelliklerini değiştirmenize izin veriyor. 

Bu bilgilerden sonra isterseniz komuta tıkladığımızda gelen seçeneklere bir bakalım.

Seçeneklere baktığımızda aslında oldukça açık. İsterseniz seçeneklere dair bir kaç örnek yaparak nasıl çalıştığını gösterelim. Önce basit bir tablo oluşturalım. RASTGELE(alt; üst) formülünü kullanarak hızlıca değer içeren bir tablo oluşturabilirsiniz. Şimdi yukarıdaki seçenekler ile bu tablonun nasıl gözükeceğine bir bakalım. 

Önce biçimlendirmek istediğim aralığı seçiyorum ve sonrasında koşullu biçimlendirme menüsünden istediğim seçeneği seçiyorum. Zaten bu seçenekler kendilerini açıklar nitelikte. Bu seçeneği seçtiğimde yen bir pencere geliyor. Bu pencerede ise yine seçilen seçeneğe göre bir değer ve biçimlendirme şeklini seçebilirsiniz. Aşağıdaki videoda bir örnek gösterdim.

Örnekte de görebileceğiniz gibi hem hazır biçimlerden birini seçebilirsiniz hem de isteğiniz bir biçimlendirmeyi kendiniz oluşturabilirsiniz. Ek olarak değer girdiğiniz alana sadece rakam değil formül de yazabilirsiniz.

Dikkat ederseniz seçtiğimiz biçimlendirme seçeneğinde  “Büyüktür”, “Küçüktür”, “Arasında”, “Eşittir”, “İçerdiği Metin”, “Tarih” ve “Yinelenen Değer” seçenekleri var. Bunlar kendi kendini tanımlayan isimler. Benzer etkilere sahipler. Ancak “Yinelenen” seçeneğine değinmekte fayda var. Bu seçenek ile ek bir pencere görüntülenir. Pencereyi aşağıda veriyorum. Burada gördüğünüz üzere açılır bir kutu var, bu kutudan “Yinelenen” ve “Benzersiz” seçeneklerini seçebilirsiniz. Bu sayede listede kendini tekrar eden değerleri veya benzersiz değerleri biçimlendirebilirsiniz.

b. İlk Son Kuralları

Bu seçenek ile seçtiğiniz aralıkta yer alan değerlerin, en büyük 10, ilk %10, en küçük 10, son %10, ortalamanın altında ve ortalamanın üstünde olmak üzere kendini açıklayan tercihlerden birini seçebilirsiniz. En sonda yer alan Diğer kurallar kısmına tıkladığınızda aşağıda 2. resimde gösterilen ve farklı seçenekler sunan, hatta son seçenekte formül girmenizi sağlayan ek bir arayüz gösterilir.

c. Veri Çubukları

Veri çubukları, seçtiğiniz aralıktaki değerlere göre, en büyük değerin olduğu hücreyi yatayda tamamen dolduracak oranda diğer değerleri de bu değer ile kıyaslayarak buna uygun orada hücre içine çubuk grafikler ile doldurur. Bu seçeneği seçtiğinizde size farklı renk dolguları içeren farklı biçimlendirmelerden ibaret. Zevkinize uyan bir tanesini seçebilirsiniz.

Diğer Kurallar kısmına tıklarsanız yine bir form aracılığı ile kendi isteğinize veya girdiğiniz formüle göre biçimlendirme yapabilirsiniz. Ek olarak hücre içindeki çubukların dolgusunu, kenarlığını değiştirerek kendi isteğinize göre bir biçimlendirme uygulayabilirsiniz.

d. Renk Ölçekleri

Bu seçenek ile seçtiğiniz aralıktaki en büyük değer ile en küçük değer arasında bir ölçek oluşturulur ve yine seçtiğiniz iki renk arasındaki ölçeğe göre hücrelerin dolgu rengi ayarlanır.

Yine diğer kurallar seçeneğine tıklarsanız istediğiniz formülü seçebileceğeniz ve renk ölçeğini değiştirebileceğiniz bir kullanıcı arayüzü gösterilecektir.

e.Simge Kümeleri

Simge kümeleri ise hücre içinde değerin yan tarafında o değerin seçtiğiniz aralıktaki en büyük ve en küçük değer arasındaki ölçeğe göre hangi aralıkta olduğunu gösteren farklı simgeler gösteriyor. Ancak benim kullanmayı pek sevdiğim söylenemez. Çünkü tam olarak değerin ne anlam ifade ettiğini anlatmaktan uzaklar. Eğer çok basit, kesin değerleriniz var ise kullanılabilir 1, 2, 3, 4, %25, %50, %75, %100 gibi. Aksi takdirde değerin tam olarak hangi aralıkta olduğunu hassas bir şekilde göstermekten uzaklar.

f. Yeni Kural

Bu seçenek ile biçimlendirmek istediğiniz hücreleri belirlemek için ön tanımlı seçeneklerden birini seçebileceğiniz ya da formül ile bu hücrelerin belirlenmesini sağlayabileceğiniz bir arayüz gösterilir. Burada ön tanımlı seçenekleri seçtiğinizde arayüzde seçtiğiniz seçeneğe ait özellikleri değiştirmenize yarayan kontroller gösterecektir.

Bu arayüz oldukça sade olmasına rağmen Koşullu Biçimlendirmenin asıl gücü bu kısımdan geçer. Girilen değerlerin belli kurallar çerçevesinde kontrol edilmesi, girilmesi zorunlu alanların gösterilmesi gibi işlemler buradan yapılabilir. Bu pencerenin daha ayrıntılı açıklamasını uygulamalar ile göstermeyi düşünüyorum.

g. Kuralları Temizle ve Kuralları Yönet

Eğer sayfanızda tanımlamış olduğunuz koşullu biçimlendirme kurallarını silmek isterseniz bu seçeneği kullanıyorsunuz. Üzerine geldiğinde aşağıdaki resimde gösterilen seçenekler ile farklı alanlarda tanımlanmış kuralları silmenizi sağlayan seçenekler mevcut.

Tanımlanmış olan kuralları değiştirmek isterseniz ise Kuralları yönet seçeneğini kullanabilirsiniz. Bu seçeneği seçtiğinizde karşınıza bir pencere gelecektir. Bu pencerenin en üstünde yer alan açılır pencerede “Geçerli Seçim” ifadesini görüyorsunuz. Bu kısım komutu çalıştırmadan önce seçtiğiniz aralıkta olan kuralları gösterecektir. Eğer bu alanda bir kural yok ise boş olacaktır. Siz bu kutuyu açarak “Bu çalışma sayfası” seçeneğini seçerseniz seçmiş olduğunuz aralık değil etkin olan çalışma sayfasındaki tüm kurallar gösterilecektir.

Üst kısımda yer alan düğmeler ile yeni bir kural oluşturabilirsiniz. Buna tıkladığınızda gelen form, Yeni Kural başlığında anlattığım pencere ile aynıdır.

Kuralı düzenle derseniz alt kısımda seçmiş olduğunuz kuralı değiştirmenize yarayan ve hangi biçimlendirme seçeneğini seçtiyseniz ona ait “Diğer Kurallar” penceresi açılacaktır.

Kuralı sil düğmesi ise alt kısımdaki listede seçtiğiniz kuralı silmek için kullanılır.

Alt kısımdaki listede koşullu biçimlendirme maddesinin yanında “Uygulama Hedefi” adında bir kutu var. Bu kutuda bir hücre aralığı tanımlanmış, ve bu tanımlama mutlak olarak yapılmış. Bu kısımdaki aralığı değiştirerek (ya elle yazarak ya da yandaki yukarı yönlü ok kısmına basıp pencereyi küçültüp sayfa üzerinde seçim yaparal) kuralın uygulandığı aralığı değiştirebilirsiniz. Bu sayede yeni veriler eklediğinizde veya sildiğinizde kuralın uygulanacağı aralığı da buna uyacak şekilde güncellemiş olursunuz.

İlginizi Çekebilecek Diğer Yazılar
Etiketler: , ,

Leave a Reply