Not: Bu yöntemin çalışabilmesi için Sicil değerlerinin sıralı olması lazım. O yüzden tabloyu Sicil sütununa göre sıralamanız gerekmektedir.
1. Örnek Değerler
Bir önceki örnekte kullandığım tabloyu kullanacağım. Aşağıda tabloyu bir kez daha veriyorum.
| Ad Soyad | Giriş Tarihi | Sicil | Bölüm | Görev |
|---|---|---|---|---|
| Hande Kılıç | 14.04.2010 | 2730 | Üretim | Müdür |
| Necmiye Çalışkan | 09.05.2010 | 3143 | Satış | Müdür |
| Basri Dalgıç | 13.05.2010 | 3662 | Finans | Müdür |
| Mehmet Kiraz | 14.04.2011 | 2532 | retim | Mühendis |
| Ahmet Özhan | 15.04.2011 | 2249 | Finans | Muhasebeci |
| Hasan Topçu | 24.03.2012 | 4967 | Planlama | Mühendis |
| Niyazi Yıldız | 11.06.2013 | 3953 | Bakım | Bakım Şefi |
| Kenan Demirci | 13.07.2013 | 4386 | Muhasabe | Müdür |
| Merve Meşhur | 24.07.2013 | 4205 | Üretim | Mühendis |
| Zeynep Çığırtkan | 16.01.2015 | 2562 | Bakım | Mühendis |
| Emin Nizami | 26.01.2015 | 3204 | Planlama | Mühendis |
| Berra Karaküp | 07.12.2015 | 2914 | Satış | Mühendis |
| Mustafa Demir | 24.10.2016 | 2855 | Muhasabe | Muhasebeci |
Yine bir ek alt tabloya ihtiyacım var. Ben sadece Sicil, Giriş Tarihi ve Ad Soyad başlıklarından oluşan 2 satırlık bir tabloyu H2:J3 aralığında oluşturuyorum.
Ben alt tabloda sicil bilgisini aratacağımdan buraya bir de “Veri Doğrulama”, “Liste” seçeneği ile ana tablonun sicil sütunundan bir liste tanımladım. Ve sicil numarası olarak 2249 rakamını seçtim.
Eğer siz ana ve alt tablonuzu farklı yerlerde oluşturursanız formüllerde yer alan hücre adreslerini buna göre değiştirin lütfen.
2. Uygulama
a. Temel Formül
Aradığım değer alt tabloda H3 hücresinde, arayacağım aralık ise D3:D15 aralığı veri döndürmek istediğim aralık ise sırası ile B3:B15 ve C3:C15 aralığı. Aradığım değere göre istediğim aralıktaki değerleri döndürebilmek için ARA formülünü kullanabilirim formülü I3 hüresine yazacağım:
=ARA($H$3;$D$3:$D$15;$B$3:$B$15)
Bu formül ile Sicil numarasına denk gelen ismi bulabildik. Şimdi bir de Giriş Tarihini bulalım, formülü bu sefer J3 hücresine ekliyorum:
=ARA($H$3;$D$3:$D$15;$C$3:$C$15)
Her iki formül de kendilerinden beklendiği gibi istediğimiz değeri döndürdü.
Bu formül oldukça basit olsa da bazı sorunları da beraberinde getiriyor, eğer çekmek istediğiniz başlıklar çok ve ana tabloda birbirinden çok farklı yerlerde bulunuyor ise aralıkları el ile girmek zaman alıcı bir uğraştır. Tabloya sütun eklemek ise bu yöntemde bir sorun teşkil etmez.
b. İsim Kullanımı ile Otomatikleştirme
Aradığımız her bir tablo başlığı için formülü otomatik olarak veri çekmek için İsim Tanımlamayı kullanabiliriz. Ben ana tabloyu seçip, “Seçimden İsim oluştur” diyeceğim ve gelen pencerede sadece “Üst Satır” seçeneğini seçeceğim, Excel bana tüm sütun başlıklarına göre isimleri atayacak ancak isim içinde ” ” (boşluk) karakteri var ise bunun yerine “_” karakteri koyacaktır. Aşağıdaki resimde özellikle Ad_Soyad ismine dikkat edin.
Ben arama işlevinde, alt tablo başlıklarını otomatik olarak tanımlı ada çevirip orada arama yapmak istiyorum. Bunun için DOLAYLI işlevini kullanabilirim. Hemen “Sicil” için bunu yapan formülü yazalım:
=DOLAYLI($H$2)
Sonrasında bulunan değere göre geri döndürülecek değerin yer aldığı tablo sütununu çekelim, ancak benim alt tablo başlıklarımda boşluk karakteri var. Bunu alt çizgi ile değiştirmem gerek. Bunu da YERİNEKOY işlevi ile yapabilirim.
=YERİNEKOY(I$2;” “;”_”)
Sonrasında bunu DOLAYLI ile birleştirirsem alt tablo başlığına göre otomatik olarak bir tanımlı isim elde ederim:
=DOLAYLI(YERİNEKOY(I$2;” “;”_”))
Şimdi bu formülleri ARA formülüne yerleştirelim:
=ARA($H$3;DOLAYLI($H$2);DOLAYLI(YERİNEKOY(I$2;” “;”_”)))
Videodan’da gördüğünüz üzere formülü bir kere yazdıktan sonra ana tablodaki başlıklardan istediğinizi alt tabloya ekleyerek istediğiniz veriyi rahatça çekmeniz mümkü.
Burada anlattığım isim kullanımını bir önceki uygulama da olmak üzere pek çok yerde kullanabilirsiniz.