Excel tablolar, girdiğimiz verileri anlaşılabilir sütunlar halinde düzenler ve bu verilere daha rahat erişilebilmesi, yazılan formüllerin daha anlaşılabilir olması adına yapısal başvuru adı verilen başvuru yöntemi kullanır. Bu yazımda Excel tablolarının yapısı, alanları, başvuru biçimleri gibi konulara değinmek istiyorum.

1. Tablolarda Alanları

Siz Excel’de bir tablo oluşturduğunuzda, Excel otomatik olarak tabloyu belli bölgelere ayırır. Ve bu bölgelere erişimi kolaylaştırmak için isim tanımlar. Siz bu isimleri ad yöneticisinde göremez ve değiştiremezsiniz. Bu isimleri kullanarak tablonun belli alanlarına hızlıca erişebilir, bunları formüller içinde kullanabilir ve tabii ki kesişimlerini alabilirsiniz. İsterseniz bu alanlar nedir bir bakalım:

2. Nasıl Kullanılır
a. Tablo Alanları

Yapısal başvuru, sizin Excel tablolarının belirli alanlarına hızlıca ulaşmanızı sağlayan yapılardır. Köşeli parantezlerin içine; “[Alan_Adı]” yazarak bu alanları formül içinde kullanabilirsiniz. Eğer farklı bir tablodan veri almanız ve/veya bu alanları tablo dışında kullanmanız gerekiyor ise “Tablo_Adı[Alan_Adı]” şeklinde bir yazım ile istediğiniz tablonun istediğiniz alanına erişim sağlayabilirsiniz.

Not: Tablo alanlarının, tablo dışında kullanımını daha rahat yapabilmek adına tablolarınıza kısa, açıklayıcı bir isim vermeniz çok yerinde olur. Excel tablo oluşturulduğda Tablo1 gibi standart bir isim oluşturur. Bu tablonun içeriği hakkında bilgi vermekten uzaktır. Formül yazarken doğru tablodaki verileri kullandığınızdan emin olmak adına isim vermek basit ama verimliliği çok arttıran bir uygulamadır.

Yapısal başvurular tabloların ana bölümlerinden ve satır ile sütunlardan oluşmaktadır. Tabloların ana alanlarına bakalım önce.

Tablomuzu oluşturduk, alanlar Excel tarafından otomatik olarak tanımlandı. Hemen basit bir örnek ile bu alanların formül içinde nasıl kullanıldığına bir bakalım.

Elimizde liste halinde olan verileri toplamak için normal bir aralıkta hücre adreslerini kullanıyor idik. Ancak aynı aralık tablo haline getirildiğinde hücre aralığı değil sütun başlıklarına göre formül oluşturuyoruz. Aşağıdaki resimlerde soldaki listede hücre aralığının kullanıldığı ancak sağdaki tabloda ise sütun başlığının kullanılarak tüm aralığa erişilebildiğini görebilirsiniz.

b. Öne Çıkan Faydaları

Yapısal başvurular otomatik olarak oluşturulur. Bir formül içinde tablonun ilgili hücresini ya da aralığını seçtiğinizde Excel sizin yerinize bir yapısal başvuru oluşturacaktır. Özel bir yazılım bilgisine gerek yoktur.

Tablo yaptığınız değişiklikler, sütun adı değiştirme gibi, yeni sütun ekleme gibi işlemler sonrasında formüllerde kullandığınız başvurular da kendilerini günceller. Daha da güzeli tablodaki tüm sütuna başvuran formüller, tabloya yeni bir satır eklemeniz durumunda, eklenen satırı da dikkate alacaktır.

Tablo hücrelerine hem tablo içindeki farklı bir hücrede ya da tablo dışında erişmeniz mümkündür. Bu sayede bir tablo aralığına başvuran formüllerinizin tablo dışında olması durumunda dahi endişe etmenize gerek yok. Formüllerin tabloda yaptığınız tüm güncellemeleri dikkate alacağından emin olabilirsiniz.

Tablo içinde bir hücre içinde formül yazdığınızda, tablodaki o sütunun tüm hücrelerine aynı formül uygulanır. Bu sayede ek bir kopyalama ve yapıştırma işlemine gerek duymazsınız.

c. Tablolarda Kesişim

Daha önce Excel’de kesişimler hakkında yazdığım yazıda, kesişim operatörü olarak boşluk karakterinin kullanıldığını söylemiştim. Tablolarda kesişim için, yani satırın ve sütunun kesiştiği hücreyi bulmak için boşluk karakterini kullanmanıza gerek yok. Bulunduğunuz satırdaki istediğiniz sütuna denk gelen hücre değerine başvurmak için:

=[@SütunAdı]
=TabloAdı[@SütunAdı]

formülünü kullanabilirsiniz. Birkaç sütundan oluşan bir aralığa erişmek isterseniz “:” operatörü ile iki sütunu bir aralık haline getirebilirsiniz.

=TabloAdı[[Sütun1]:[Sütun2]]

Eğer bu seçtiğiniz aralıkta formül yazdığınız hücrenin satırına denk gelen aralığa erişmek isterseniz:

=TabloAdı[@[Sütun1]:[Sütun2]

şeklinde bir formül kullanabilirsiniz. Aşağıdaki videoda nasıl yapıldığını gösterdim.

Aynı şekilde Toplam sütununun Toplam satırı ile kesiştiği hücreye başvurmak için:

=TabloAdı[[#Toplamlar];[SütunAdı]]

formülünü kullanabilirsiniz. Burada “;” işleçi ile siz Excel’e tablonun toplamlar satırı ile istediğiniz sütunun kesiştiği hücreye başvurmasını söylüyorsunuz.


d. Tablolarda Mutlak Başvuru

Excel tablo alanlarına başvuran her formül varsayılan olarak göreceli başvurudur. Ancak bu formüllerin çoğaltılma mantığı daha önce anlattığım göreceli ve mutlak başvurudan daha farklıdır.

Örnek olarak aylık satış adetlerini tuttuğumuz bir tablo olsun, bu tablodaki satış adetlerine göre toplam satış miktarını hesaplamak isteyelim. 

Burada Ocak2 sütunu altına:

=[@[Brm Fiyat]]*[@Ocak]

formülünü yazarak bu değeri hesaplatabiliriz. Şimdi bu formülü yana doğru çoğaltmayı deneyelim. Formül içindeki başvurular göreceli başvuru olduğundan, formül yana doğru sürüklendiğinde hücre başvuru adresleri de aynı yönde kayacaktır. Aşağıdaki resimde yana doğru formülü sürükleyip bıraktığımızda formülün nasıl değiştiğini gösterdim.

Eğer sürükleyip bırakma yöntemi yerine, kopyala yapıştır işlemini denersek bu sefer formül içindeki başvurular değiştirilmeden tüm hücrelere kopyalanır ve yine istediğimiz sonucu elde edemeyiz. Aşağıdaki resimde 2. satırda yer alan değerlerin hepsinin aynı değer olduğuna dikkat edin.

Excel tablolarda bir hücre başvurusunu mutlak hale getirmek için TabloAdı[@[SütunAdı]:[SütunAdı]] şeklinde bir yazılım kullanmanız gerekmekte. Yukarıdaki tabloda kullandığımız formülü Brm Fiyat sütununu mutlak başvuruya çevirmek için:

=PersonelSatış[@[Brm Fiyat]:[Brm Fiyat]]*[@Ocak]

şeklinde yeniden yazmamamız gerekmekte. Burada ne yazık ki F4 tuşu ile mutlak göreceli başvuru dönüşümü yapamıyoruz. Excel tablolarda bu özellik eklenmemiş. Ancak yazarken formül tamamlama özelliği ile biraz kolaylık sağlıyor.

Formülü bu şekilde yazıp diğer hücrelere sürüklediğimizde artık Brm Fiyat sütunu mutlak referans olarak ele alınacağından yana doğru sürüklemelerde sabit kalarak istediğimiz sonucu almamızı sağlayacaktır.

Bunun haricinde tablolarda siz standart hücre adreslerini de kullanabilirsiniz. Misal yukarıdaki formül yerine:

=$C4*D4

şeklinde bir formül yazarak yana doğru sürüklediğinizde de benzer bir sonuç alabilirsiniz. Ancak bu tarz bir formülü hücre adreslerini el ile yazmak zorundasınız ve tabii ki bu durumda tablo sütun başlıklarının size sağladığı kolay okunabilirlik özelliğinden mahrum kalacaksınız demektir.

Not: Tablo başvurularındaki en büyük sıkıntı tablo satırlarına ayrı ayrı erişememeniz. Misal siz tablodaki 1. satırdan bulunduğunuz satıra kadar olan değerlerin birikimli toplamını almak isteyebilirsiniz. Bu durumda tablodaki ilk satıra başvuran bir tablo adresi kullanamıyorsunuz. Ancak başlık sütununu veya Kaydır gibi bir işlev kullanarak bu hücreye erişmek mümkün.

İlginizi Çekebilecek Diğer Yazılar
Etiketler: , ,

Leave a Reply