1. Veri Modeli Nedir

Excel’de birbirleri ile ilişkili birden fazla tablo arasında bağlantı kurmamızı sağlayan bir özelliktir. Bu özellik sayesinde farklı Excel çalışma kitapları, internet, veri tabanları gibi farklı kaynaklardan aktardığımız tabloları bağlantılar ile birleştirerek tek bir büyük veri tablosu elde ederiz.

Burada kısa bir bilgi vermekte fayda var, özellikle veri tabanlarında farklı tablolardaki verilerin her biri benzersiz bir anahtar ile tanımlanır. Farklı bir tabloda bu elemanı kullanmak gerektiğinde o benzersiz anahtar ile bu bağlantı kurulur.

Aşağıdaki resimde bu şekilde tanımlanmış “Student Details” ve “Grades” tablolarını ve aralarındaki bağlantıları görebilirsiniz. Her iki tabloda da “Student ID” başlıklı bir sütun var ancak bir tabloda o öğrencinin tüm bilgileri yer alırken diğer tabloda bu öğrencinin hangi sömestrde hangi dersleri aldığı ve puanları yer alıyor. Dikkat ederseniz “Class Number” başlığı altında da benzer bir kod var.

Biz öğrenci notlarının yer aldığı bir özet tablo yapmak istediğimizde eğer not tablosunu kullanırsak sadece öğrenci numarası olan ve bizim için anlam ifade etmeyen bir sütunu kullanmak durumunda kalırız. Ancak bu iki tabloyu bir veri modelinde birleştirebilirsek ilk tablodaki ad ve soyad bilgisini alarak daha anlamlı özet tablolar hazırlayabiliriz.

2. Uygulama
a. Hazırlık

Ben burada Microsoft tarafından örnek olarak yayınlamış bir dosya kullanacağım. Bu dosyayı indirmek için buraya tıklayabilirsiniz. Ben bu eğitim için dosyayı biraz değiştirdim, dosyada bazı sorunlar var. Değiştirdiğim dosyaya buradan erişebilirsiniz.

Bu dosyayı açtığınızda 5 tane çalışma sayfasından oluştuğunu göreceksiniz. Bu çalışma sayfalarının 4 tanesinde Excel Tabloları yer alıyor. Bunun nedeni veri modeli oluştururken sadece Excel Tablolarının kullanılabilmesi, normal liste halinde girilmiş veriler veri modeli oluşturmakta kullanılamıyor.

Bu işlemler için öncelikle “Power Pivot” sekmesini etkinleştirmemiz gerekiyor. Bunu “Dosya”–>”Seçenekler”–>”Şeridi Özelleştir” seçeneğine girerek “Power Pivot” sekmesini açın. Excel 2010 sürümünde Power Pivot ek olarak kurulan bir özelliktir, önce Microsoft sitesinden indirilerek kurulması gerek.

b. Tabloları Veri Modeline Eklenmesi

Her ne kadar biz Excel tablolarını hızlıca oluştursak da Excel bunları veri modeline otomatik olarak eklemez. Bunu bizim elle yapmamız lazım, önce veri modeline eklemek istediğimiz tablonun herhangi bir hücresini seçeceğiz. Ardından “Veri Modeline Ekle” seçeneğini seçmek.

Excel “Excel için Power Pilot” adlı yeni bir uygulama penceresi açacaktır. Şimdilik bu pencerede işimiz yok. Bu pencereyi kapatabilir veya sol üstteki “Excel uygulamasına geç” seçeneği ile Excel’e dönebilirsiniz.

Ben önce “Student Details” sayfasından başlayarak sırası ile  “Classes”, “Grades” ve “Semesters” sayfalarındaki tabloları bu şekilde veri modeline ekliyorum.

c. Tablolar Arası Bağlantı Kurma

Tüm tabloları veri modeline ekledikten sonra şimdi bu tabloları birbirine bağlamamız gerek. Yine Power Pivot sekmesinde “Yönet” seçeneğini seçerek “Excel için Power Pivot” uygulamasını açacağız. Eğer arka plana aldı iseniz sadece bu uygulamaya geçmeniz yeterli. Tüm adımları eksiksiz yaptı iseniz karşımıza aşağıdaki pencere gelecek.

Bu pencerede “Diyagram Görünümü” seçeneğine tıklayacağız. Ekran aşağıdaki gibi sadece tabloların gösterildiği şekle dönüşecek. Bu ekran veri tabanı ile uğraşanların aşina olduğu bir ekran, hatta tablo isimlerinde bile veri tabanı kuralları kullanılmış. Tabloların konumları bu şekilde değilse merak etmeyin bunları istediğiniz gibi sürükleyip bırakarak istediğiniz konuma getirebiliyorsunuz.

Bu tabloları incelediğimizde “tlb_Grades” tablosundaki “Student ID”, “Class ID” ve “Semester” sütunlarındaki veriler “tbl_Students”, “tbl_Semesters” ve “tbl_Classes” tablolarındaki sütunlarla ilişkili. Şimdi burada da bu ilişkiyi kuracağız “tbl_Students” tablosundaki “Student ID” üzerine tıklayıp sürükleyerek “tbl_Grades” tablosundaki “Student ID” sütununun üzerine bırakın. Bu işlemi diğer alanlar içinde tekrarlayın.

Artık birbirine bağlı tablolardan oluşan veri modelimiz hazır.

Burada dikkat etmemiz gereken husus bağlamak istediğimiz sütunların adları birbiri ile farklı olabilir ancak içerdikleri verinin türü aynı olmak zorundadır.

Verileri bağladığımızda çıkan bağlantı çizgilerine baktığımızda tek tarafında “1” diğer tarafında “*” işareti olduğunu görüyoruz. Bu ilk tabloda bu değerden sadece bir tane olduğunu ikinci tabloda ise birden fazla bulunduğunu ifade eder. Bu veri tablolarındaki bire çok ilişki olarak adlandırılan ilişki türüdür.

Yine bu bağlantı çubukları sadece tabloların bağlı olduğunu gösterir. Tablolardaki hangi alanların bağlı olduğunu buradan anlayamazsınız.

d. Diğer Yöntemler İle Veri Bağlantısı Oluşturma

Veri bağlantısı oluşturmada tek yöntem yukarıda gösterdiğim yöntem değil. Yine Excel için Power Pivot uygulamasında “Tasarla” sekmesi altında “İlişki Oluştur” komutu ile ilişki oluşturabiliriz.

Diğer bir yöntem de Excel içindeki Veri sekmesindeki “İlişkiler” komutunu kullanmaktır.

e. Veri Modeline Hesaplanan Sütunlar Ekleme

Ben Excel içindeki tablolarda bir değişiklik yapmadan Veri Modeli içindeki tablolara hesaplanan sütunlar ekleyebilirim. Örnek olarak “tbl_Students” tablosunda öğrencinin ilk adı ve soyadı var ancak ben bu ikisini birleştirerek tam adı oluşturmak istiyorum.

Bunun için Power Pivot sekmesinden “Yönet” komutunu kullanarak Excel için Power Pivot uygulamasını çalıştıracağım ve “Veri Görünümü” açıkken tbl_Students tablosunda “Sütun Ekle” yazan son sütuna aşağıdaki formülü yazacağım:

=tbl_Students[Student First]&” “&tbl_Students[Student Last]

Gördüğünüz gibi aynı Excel tablolarında olduğu gibi tüm sütuna ilgili veriler yazıldı. Sütun başlığını da daha anlaşılabilir bir bir ifade ile değiştiriyorum. Burada güzel olan bu sütunlar hiç bir şekilde veri okuduğumuz tablolara yansımıyor. Tüm bilgiler Excel’in hafızasında saklanıyor.

e. Veri Modelini Özet Tablolarda Kullanma

Burada öğrencilerin aldıkları derslere göre not ortalamalarının yer aldığı bir özet tablo oluşturacağım. Veri modelinin etkisini daha iyi anlatmak adına öncelikle tek bir tablodaki veriler için bir özet tablo oluşturacağım.

Bunun için “Grades” sayfasına girip tablo üzerindeki herhangi bir hücreye tıklayarak Ekle sekmesinden Pivot tablo komutunu seçiyorum. Ve yeni bir sayfada bir özet tablo oluşturuyorum.

Aşağıdaki resimde de görebileceğiniz gibi tamamen anlamsız alanlardan oluşsan bir özet tablo oluştu. Buradan istediğimiz değerleri bulmak veya anlamlı bir grafik oluşturmak imkansız.

Ekle sekmesinden “Pivot Tablo” seçeneğinde “Veri Modelinden” seçeneğini seçeceğim. Ve yeni açılan pencerede özet tabloyu oluşturmak istediğim yeri seçiyorum. Mevcut sayfada bir hücre veya boş yeni bir sayfada tablo oluşturmayı seçebilirsiniz.

Yeni özet tablo birbirine bağladığımız tüm tabloları ve bu tablolardaki alanları içeriyor olacak. Aşağıdaki videoda da görüldüğü üzere artık özet tablomuz çok daha anlamlı verilerden oluşuyor.

İlginizi Çekebilecek Diğer Yazılar
Etiketler: , , , ,

Leave a Reply